第三步：条目的撰写
按照志书编写行文规范，统一设置是卷、章、节、目层次，章节为虚设，以目为记述实体。志前设概述，章下设章下述。概述要求从事物的发端写到我们的下限，也就是2013年底。章下述要求从从事物的发端写到我们的下限。节下分列条目，可分为三种条目：综合性条目、主体性条目、典型性条目。
（一）综合性条目。综合性条目的写法要求“提要钩玄”（提要：指出纲要；钩玄：探索精微。精辟而简明地指明主要内容），主要是将全节各部分的精要概括提炼，俯瞰全节，勒其概况，起着导读和“窗口”的作用。
（二）主体性条目。所谓主体性条目是一节之主体内容。以教育为例，可分为学前教育、小学教育、中学教育、高等教育、成人教育、职业教育等主体性内容。其中学前教育、小学教育、中学教育、高等教育、成人教育、职业教育就是教育所含的主体性条目。
主体性条目要按事物的发展顺序将事物的发端、沿革和现状进行竖写。常用的竖写方法主要有以下6种。
1、依时记述法：按时间顺序记述事物的发端、沿革和现状。发端指在当地的起始，不必从全省、全国写起。发端的时间属必记项目，要下功夫考证清楚，记准确。凡有具体年份的不用模糊数（如建国初、20世纪初、80年代初等）。现状指下限年份的情况，应记得详细一些。沿革包含发展、变化、兴衰、起伏、转折等，应视每种事物的具体情况确定几个阶段记载。有的可按历史时期记载；有些事物的发展变化与历史分期没有关系，可按事物自身特点，找出发展变化的规律，从发展顺序、挫折、转折等方面划分阶段作纵向记述。事物自身发展的各个阶段，要注重选用开创性、标志性材料来记载。
2、记事本末法：有的事物的发展比较简单，划分不出阶段，可采取记事本末法，完整记述事物的发生、发展和现状或结果。如县志中有记蓖麻蚕就是用的这种方法：“1965年从临沂引进试养，在九会公社董家庄、鲁村公社郑家岭村，共养12盒（钟），1966年扩大到50余个村，共养369盒，收皮茧355公斤。1967年养359盒。因本县种植蓖麻少，饲养期正值高温，病害多，茧价又低，1968年停养。”
3、典型排述法：不是很复杂的事物或时限较短的事物，不必或无法全面系统地记述事物的发端、沿革和现状，仅选取兴衰起伏的关键年份的典型事例排列记述，便能反映事物发展变化及其特点。
4、综合记述法：有规律性地间隔一定时间出现的事物，如每年夏天的高考，每年新年春节期间的拥军优属、拥政爱民活动，一年一次的人代会、征兵、文明礼貌月活动等，不可能逐年记载，可采用综合记述的方法，即将断限内各年该事物的基本情况进行综合，予以概括记述，同时记下某些年份的新措施、特殊活动或优异成绩等。要注重运用综合资料，但要避免采用放在各地都行又都缺乏针对性的套话和泛泛记述。例如高考，可综合记述断限内各年参加高考的总人数、考入各类学校的人数、录取比例、成绩和位次等，也可将有较重要价值的数字列表载入。
5、点面结合记述法：点指事物中具有突出特点的典型事例。面指事物发展的概貌和在一地的全面情况。面重在反映事物的广度，点重在反映事物的深度。志书对某些事物进行竖写时，先概括记载事物的综合情况，然后选取一两件典型事例作为重点记述。一些行业、事业和数量较多的事物可采用此法。如县志记纺织工业，先全面记述纺织工业的兴起、发展和现状，然后简记一两家重点企业的概况。再如，记小学教育，先全面记述本地小学教育的历史和现状，包括学校数、毕业生人数、在校生人数、教师数、课程、教材、教学方法等综合情况，然后简记一两个主要学校的概况。这种点面结合记述法，利于从广度和深度上反映出事物发展的全貌和特征。
6、逐项记述法：变化缓慢或无阶段性的事物，难以记述它的历史发展情况，而重在记述现状。可按事物特点选取若干能显示事物本质的项目，逐项记述，以反映事物全貌。例如记河流，每条河的记述项目有名称、发源地、流经地式、长度、流域面积、水深、流量、流速、含沙量、汛期等，通过对以上各项的记述，便把一条河的全面情况清楚地反映出来。
（三）典型性条目。为了加深记述深度和志书的阅读性，可将一些重大成就、新生事物、典型经验、工作法、重大事件、重要会议及活动等做为典型性条目。重大成就、新生事物、典型经验、工作法、重大事件、重要会议及活动等组成的条目就是典型性条目。
第四步：初稿的编写
根据首届修志的工作经验，把编写初稿操作要领概括为《编写志稿四步曲》。
①以篇目为导向，搜集编排资料。以档案、书籍资料为主，年度总结、工作报告、行业年鉴和志书等。复印编排或扫描转换为电子数据，直接进行同类归并，大量资料并不需要再去爬格抄写。归并也就是紧扣篇目主题排列资料。
②按体例章法要求，浓缩资料。以时为序，忌插叙倒叙，但也不能编成流水账，最好是将所复印或扫描的原始资料直接删去无用段落后按时序进行排列调整。
③按文体文风要求，规范文稿。删去原始资料中夹杂的背景介绍、总结语言、教科书式解释、评价议论、宣传报道词句、夸张渲染性大话套话等等，用史实数据支撑，不要空话、程式化，按文风技术要求规范语言文字和标点符号。
④反复修改挤水分，概括综合。按照“惜墨如金”“一字不多，一字不少”“多一字则繁，少一字则残”等传统要求，反复挤水分，斟酌字词准确性，做好必要的提炼概括和数据综合等等。唱好这4步曲，初稿也就出来了。
第五步：总纂，即汇总成书。总纂就是志书的总成。狭义的理解是对志书全部内容的统稿。或称“三通”，即：通读、通纂、通审。往往指志书的最后阶段工作。广义的总纂是指贯穿全书编纂过程的统筹安排，直至最终定稿。
第六步：评审。总纂完成以后，便形成一本评议稿，并进入修志的修改、评审阶段。志书出版前的修改、评审一般需经过一评、二审、三验收3个阶段。评议阶段一般需召开3～4次评稿会。
第七步，出版。
第三部分
编纂中需注意的几个问题
志书内容包括方方面面，编纂难度较大。要确保志书整体质量，力求实现科学性、资料性和思想性的统一，使全志成为一个严谨和谐的有机整体，还必须处理好三个问题，即交叉重复问题、粗细详略问题和体例文风问题。
一、交叉重复问题。志书内容的交叉重复，是志书编纂中的一个突出问题。所谓交叉，是指内容的相互联系、相互渗透，它带有强烈的普遍性和客观性。所谓重复，是指同一人同一事在志书中多处记载反复出现，它带有明显的连贯性和主观随意性。志书记述内容浩繁，必然出现大量的交叉现象，我们不应该也不可能将各部分内容绝然分离、孤立记述、完全斩断其相互联系。从事物的普遍联系性以及志书为现实服务角度看，为保持对某一事物作完整的、连续的记载，以使人们应用方便，重复记述在一定程度上是需要的。但较多的重复记述往往不仅浪费大量的社会劳动，而且严重损及志书质量，臃肿拉杂，重叠冗长，使人读来乏味。因而，志书中内容交叉势为必然，记述的重复也难以完全避免，但整章、整节、整段的重复必须尽可能消除。在一部志书内部，有篇目、内容、文表的交叉重复，有大事记、人物、专业记述的交叉重复，有总述、概述与分项记述的交叉重复等。史志界公认“事以类从，专题贵专”是解决志书交叉重复问题的基本原则。实践中要注意抓好四个具体环节：设计中科学分类是避免重复的基本前提；撰稿中详主略次是避免重复的重要方法；编纂中合理归口是消除重复的关键环节，定稿前删节注引是消除重复的补救措施。
二、粗细详略问题。志稿记述的粗细详略并不容易把握，因为它是一个相对问题，详不是什么都收，略不是一点不记。但不注意把握详略，该详不详，该略不略，则会削弱志书的存史价值，大大降低其可读性，严重影响志书质量。解决粗细详略问题一般遵循“详近略远，详主略次，详干略枝，详特略同，详结果略过程，详史实略背景，详转折略一般”等等原则。在这方面常见的问题有：解释多、议论多、开头详、细枝末节详、共性内容详、常规工作详、一般性过程详，记事少、数据少、下限年现状略、重大转折略、主干内容略、重要事件略、本省独有或独具特色的事物略等等。主要原因一是主次详略意识淡薄，对志书详略原则了解不多；二是一般性资料容易搜集，对资料的挖掘、提炼、概括、升华还没有下到功夫。
三、体例文风问题。志书体例一般指志书的编纂法则，也即结构方式和编写格式，包括志书名称、时空断限、基本体裁（述、记、志、录）、编排体式（章节体、条目体、编年体）、框架结构（依据：科学分类原理、现实社会分工；原则：横排竖写，横分纵述，横不缺主项；逻辑：暗隐排列规则）、编写章法（开门见山，以时为序，以时间线索为形式主线、事物发展为内容主线，纵不断主线。用事实说话，以数据作支撑，隐观点于史实记述之中）等等。文风指使用语言文字的作风，表现为著作、文章的行文风格，包括语言体式（现代白话记述性语体文。语体也叫文体，如记述体、议论体、说明体、总结体等，志书只用记述体、白话文，不用文言文、半文半白。不能用教科书式、总结报告式、宣传广告式、史论结合体边叙边议、文学笔法、倒叙插叙等等）、撰写笔法（原则是述而不论，可有画龙点睛式点评）、文字规范（数字、称谓、标点、符号、计量等规定）、真实可信（志属信史，准确、客观、可读、可用。用是目的。在准确性上，常见的问题是时间、人物、地点、称谓、数据不准，前后不一致）等等。志书作为传世之作，其权威性、经典性要求，体例必须严谨，文风必须朴实。志书的体例文风问题，最重要的是在一部书内必须统一，不统一则会大大降低志书的学术科学价值。
（唐慧君）
