企业一般都会有几辆公务车，用于日常的采购、送货或者办事。但驾驶员不固定、经常变动。一旦发生违章或者事故时，追责时总听到这对话：“上周那台车的违章通知下来了，谁开的？” “好像是老李？不对，他那天请假了。”

半个小时过去，责任人依旧没有确认。这种情况导致了很多管理漏洞：

· 违章罚单下来了，没人主动认领；

· 车辆刮花了，没人知道什么时候碰的；

·加油单杂乱无章，财务难以对账。

这些看似是小问题，积累起来却是真金白银的损耗。以一家拥有20辆公务车的企业为例，仅这些模糊不清的支出，一年就要花费好几万元。

更重要的是，当责任没法明确，管理规定就成了空谈。员工觉得反正没人查，领导感到天天追责太累。长此以往，企业的车辆管理制度也就成了摆设。

核心问题：记录不够及时和真实

很多企业以为问题出在工具上：用了登记表、换了Excel，甚至开始考虑购买系统。然而，问题的根源往往并非工具本身，而是记录缺乏真实性和时效性。

只要用车信息还依赖人工补填、事后回忆，就难免出现代签、漏记，导致责任模糊的问题。真正有效的改进，不在于更换一个更复杂的系统，而在于让每一次车辆使用都能被及时、真实地记录下来。

如果能做到“谁取车、谁登记、现场留痕”，那责任链自然会形成闭环。

然而，传统的纸质记录很难满足真实性的要求，电子表单又无法实现按照每辆车进行记录。于是，不少企业开始尝试使用二维码的方式，为每辆车生成一个二维码，作为“电子身份证”，扫码完成取还车登记和记录。

二维码方式相比大型系统更简单，搭建和使用门槛更低。但它能及时记录、汇总用车行为，从而让责任闭环。

一车一码，责任清晰

通过草料二维码平台为每辆车生成一个二维码，贴在车内显眼处。扫码就能查看到车辆的车牌号、车辆状态、历史的使用记录，以及车辆使用须知。

驾驶员微信扫码填写记录：

·用车时：扫一扫，填上用车事由、用车人，以及使用前里程数和车辆状况；

·还车时：再扫，补上里程数和车况。

所有填写记录都将自动保存到管理后台，可以随时查看和导出。

发生违章、事故、油费报销，只要录入车牌号，就能在后台自动筛选出这辆车的使用记录，定位出对应的责任人是谁。不用扯皮、争吵，一切凭数据说话。

这些数据都能导出成表，谁用车、多久、油耗多少，一目了然。

还有AI自动识别车辆里程表的功能，只需要拍摄车辆里程表，AI自动识别里程数，减少人工误差和虚假填报的问题。

结合现场扫码才能填写、照片水印、手写签名等功能，能有效防止代填、补填、乱填等问题，让记录更真实。

更方便的是，管理人员可以在手机端查看所有的车辆状态，哪些车辆当前处于闲置状态，便于更合理地调配车辆。

让责任回归本位

企业车辆管理的难度主要在人：车辆每天都在流转，但一旦记录不实、交接不清，责任就容易模糊。与其事后追人，不如在事前把信息留痕做好。让每一次用车、每一次交接都有确切的时间、人员和数据依据。

草料二维码提供的正是这样一种解决方案：它并不是要帮你管人，而是用最简单的方式，让记录变得更简单、更可信。当取车、还车都能即时留痕，管理的焦点就从“追责”转向“有据”，责任自然也就落地了。

一位物业经理曾这样形容使用草料二维码后的感受：

“以前出了事故，大家都说‘不是我开的’；

现在系统上清清楚楚——谁扫码取的车，谁拍的照片，责任一目了然。现在大家用车、开车都更规范了。光这一点，一年就帮我们省了三四万。”

数字化的价值，不在于“上线一个系统”，而在于让每一次出车都有凭有据，让每一份责任清晰可查，让整个管理流程更高效透明。