当我们需要与他人沟通时，发出信息前，务必先思考几个关键问题：当前情况如何？信息对象是谁？我要传达的具体内容是什么？

即是说，要明确信息的紧急程度，以及对方是同事、上司还是下属，性别如何，我传达的是好消息还是坏消息。

因为不同情况下，我们的沟通方式也会有所不同。

例如，如果情况紧急，我们就需要直截了当地说明情况；如果对方只是泛泛之交，用词则需谨慎；如果双方关系不错，语气可以随意一些。

我们还需考虑，沟通的目的仅仅是为了传递信息，还是想要征求对方意见，或者深入讨论。

即便是相同内容，面对不同的对象，也应采取不同的沟通策略。

通常，当我们想要向某人传达信息时，可以这样做：首先简单列出要点。

如果事项较多，还需考虑传达的顺序。

如果有负面和正面消息，建议先说负面的，再说正面的，这样更易被接受。

但如果情况非常紧急或严重，建议只说负面消息，因为对方在极度震惊的情况下，可能无法再关注其他话题。

在向领导汇报时，一定要先明确是好消息还是坏消息。

如果是好消息，领导可以放松心情来听；如果是坏消息，领导则需要立即应对并迅速处理。

因此，在传达信息时，结论应放在前面，一开始就告诉对方情况，有助于对方更好地做出反应。

如果你说：“今天我有件事想和你商量”，对方可能会花很多时间猜测你要说的是公事还是私事，好事还是坏事，这会浪费双方的时间和精力。

所以，在沟通时先给出结论，不仅是一种体贴，也是确保沟通顺利进行的关键。