业委会遗失业主大会资料会面临什么法律后果？








在业主撤销权案件中，业委会需要提供相应的证据证明业主大会会议召开程序符合相关规定，若业委会遗失了业主大会相关资料，那业委会会面临什么法律后果？







杨某为某小区业主。





2021





年





12





月





30





日，某小区业主大会发布公告，称当月中旬，就小区机动车停放管理规定（草案）召开业主大会，书面征询全体业主意见。小区共有，建筑面积





50,200





平方米，发出书面征询单





529





份，回收





408





份，同意的有





387





份，建筑面积





32,890





平方米，不同意的





15





份，弃权的





6





份。根据法律规定，草案获得通过，于





2022





年





1





月起实行。








2021





年





12





月





31





日，业主大会发布《机动车停放管理规定》，小区原则上只允许业主的车辆进入，优先保障小区业主车辆停放，非小区业主（租客或房屋实际使用人）车辆不得停放，外来车辆未经许可不得进入小区。







杨某认为业主大会决定剥夺了业主出租房屋时的车位使用权，内容违法，且未征询业主意见，便起诉到法院，要求撤销业主大会决定。







在庭审中，业委会辩称因原业委会成员搬离小区，因保管不善，将业主征询单丢失了，现无法找到。







法院经审理认为，业委会不能提供业主书面征询单，业主大会召开及表决无从确定。最终，法院撤销了业主大会决定。







根据《民法典》第二百七十八条规定，对机动车停放管理，属于小区业主共同决定事项，应该由小区双过三分之二业主参与表决，并经参与表决的双过半数业主同意。







业委会在召开业主大会会议时，应该妥善保存会议召开的相关资料，并进行归档。业委会成员辞职的，应该办理相应的交接手续。







在本案中，业委会无法提供当时召开业主大会的业主征询单，有两个可能性，一个是当时业委会根本没有召开业主大会会议程序，相关决定由业委会直接作出，或者业主征询单对业委会不利，业委会不愿意提供，还有一种可能性是业委会成员是真的把业主征询单遗失了，现在无法找回。







在第二种情形下，业委会提供不出来相应的丢失证据，那法院根本无法或者不能相信业委会的说法，只能认定业委会无法提供业主征询单，在业委会无法提供业主征询单的情况下，法院只能认定业主大会没有经过业主共同决定程序，违反了法律规定，业主大会决定面临被法院撤销的法律风险。







因此，对业委会而言，一定要保存好业主大会会议的相关资料，要指定专人负责保管相关资料，在业委会委员离职或者期限届满后换届选举后，一定要办理好相关资料的交接手续，避免相关资料丢失。如果相关资料遗失的，业委会也要做好资料遗失的证据保全工作，包括报警，与相关人员沟通情况，以及根据电子资料对遗失材料进行重新补缺和归档，这样，如果遇到同样的情况时，可以向法院提供遗失的证据，还有可能有补救的机会。







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